Les mails

Un peu de vocabulaire

Le mode de communication est appelé messagerie électronique.

On appelle fournisseur de messagerie l’entreprise qui fournit un accès à la messagerie électronique, le plus souvent gratuitement. Quelques exemples de fournisseurs : Gmail de Google, Hotmail et Outlook.com de Microsoft, Free, SFR, La Poste, etc.

La boite de réception est le dossier numérique dans lequel apparaissent les messages reçus. On dit que l’on consulte sa boite de réception.

Le message envoyé ou reçu est également appelé mail ou email, courriel ou encore message électronique.

On appelle « client de messagerie » les logiciels installés sur ordinateur qui permettent de gérer la messagerie électronique (comme Outlook, Thunderbird, Communicator ou Incredimail).

On parle de « webmail » lorsque l’on consulte ses messages en allant directement sur le site de son fournisseur de messagerie à l’aide de son navigateur Internet (Chrome, Firefox, Internet Explorer, Edge, Safari…).

Bien rédiger un mail

Les mails ont pour but de transmettre rapidement de brefs messages ou des documents.

Les messages électroniques 'échappent aux normes imposées au courrier professionnel. Ils permettent d'apporter un côté plus chaleureux et simple à la communication.

Pour autant, ils ne doivent pas être négligés ni manquer de précision ou de clarté.

Attention à la précipitation !

Quelques points à valider avant d'envoyer un mail:

  • Ne pas confondre « répondre » et « répondre à tous ».
  • Ne pas confondre « faire suivre » et « répondre ».
  • Vérifier les destinataires.
  • Relire ses mails, vérifier grammaire et orthographe.
  • Vérifier d'avoir bien inséré les pièces jointes.
  • Ne pas ouvrir de pièce jointe sans s'être assuré qu'elle ne présente pas de danger (scan à l'aide de l'anti-virus).

Astuces pour gagner du temps

  • Créer des signatures électroniques pré-enregistrées.
  • Créer des modèles de messages.
  • Utiliser le publipostage depuis Word ou Publisher, couplé à Outlook, pour personnaliser les envois en masse.

Documents à télécharger

Bien rédiger un mail - version imprimable en PDF

Top