Le classement

Partie I - L’intérêt du classement

Mise en situation

Imaginez que vous venez d'intégrer une entreprise pour assurer un remplacement de quelques mois au poste d'assistante de direction.

Après une rapide présentation de son entreprise et du personnel, votre nouvel employeur vous demande le dossier d'un client, dont il a rapidement besoin.

photographies du bureau à votre arrivée
Il y a beaucoup de documents rangés sans logique évidente.

Allez-vous trouver rapidement et facilement le dossier demandé?

Après 15 minutes de recherche, vous apportez enfin le dossier à votre supérieur, en vous excusant d’avoir été si longue.

Indulgent, il vous répond qu’en l’absence de son assistante, il a toujours beaucoup de mal lui aussi à trouver les documents dont il a besoin. Il vous suggère de profiter de la durée de votre remplacement pour améliorer le classement existant.

Les conséquences d'un mauvais classement

Dans un premier temps, un mauvais classement va entraîner une augmentation du temps de recherche, voire l'obligation de recréer le document, soit un surcoût pour l'entreprise en terme de charges salariales.

D'autre part, si l'obtention d'un document prend trop de temps, l'entreprise risque de ne pas être assez réactive pour traiter les demandes des clients ou des partenaires. S'envuivront donc des mécontentements, des réclamations, voire des amendes ou des pénalités de retard, ou encore la perte de clients ou de marchés.

Les enjeux sont donc importants, en terme d'image, de productivité, d'économie et de pérenisation de l'entreprise.

Objectifs du classement

Classer des documents devient indispensable dès lors qu’ils sont nombreux.

Le classement répond à deux objectifs : trouver rapidement   et facilement   le document recherché.

La méthode de classement doit également être transmissible à autrui. Il est en effet très rare que l'on travaille seul ou que l'on ne s'absente jamais (congés, maladie, formation, collaborateur qui a besoin de documents en dehors de vos heures de travail normales, accueil de stagiaire, démission...): il est indispensable pour la productivité de l'entreprise de s'assurer que votre façon de ranger puisse être comprise par tous.

Pour cela, on va définir des règles préalables de rangement et faire des choix pratiques : on va mettre au point une méthode de classement.

Les étapes pour mettre en place un classement

Pour mettre en place une bonne méthode de classement, il va falloir réaliser plusieurs étapes:

1 - Choisir un mode de classement: il s’agit de définir les conditions matérielles du classement.

2 - Définir un ou plusieurs ordre(s) et un plan de classement: il s’agit de définir les règles de rangement des documents les uns par rapport aux autres.

3 - Indexer et signaliser les documents: il s’agit d’indiquer des repères pour retrouver facilement le document ou la place où le ranger.

Avez-vous bien compris?

Complétez ce texte:

Pour être réactif vis-à-vis des clients et partenaires, il faut afin de pouvoir retrouver les documents dont on a besoin.

Sinon, on risque de perdre .

Il est donc essentiel de suivre et de s'assurer que le classement mis en place sera .

Corrigés:
  • mettre en place une bonne méthode de classement
  • rapidement et facilement
  • de l'argent ou des clients
  • des étapes
  • compris et utilisable par les collaborateurs

Partie II - Le mode de classement

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