Organiser un déplacement

Bien organiser un voyage d'affaires n'est pas de tout repos. Un déplacement mal organisé entraîne des pertes de temps, de la fatigue, du stress et peut détériorer l'image de l'entreprise auprès des personnes rencontrées. Il faut donc préparer avec méthode et précision chaque déplacement.

AVANT LE DEPLACEMENT

Identifier les contraintes

La première tâche à effectuer consiste à recenser les impératifs à respecter pour le déplacement : 

  • établir ou contrôler l'ordre de mission:

    C'est un document émit par le supérieur hiérarchique qui commandite le déplacement, il:

    • autorise le déplacement;
    • protège juridiquement le collaborateur en cas de réalisation d'un risque lors du déplacement;
    • fixe les limites de dépenses occasionnées par le déplacement;
    • ouvre les droits au remboursement des frais au retour de mission dans la limite des règles fixées par l'ordre de mission.
  • la date,
  • le budget,
  • le nombre de rendez-vous à prendre, avec pour chaque rendez-vous : son lieu, sa date, son heure, sa durée, les personnes à rencontrer, les documents à remettre, etc.),
  • les préférences (moyens de transport, compagnies, siège, style d'hôtel...),
  • la mise à jour des papiers officiels (passeport, carnet de vaccinations...),
  • les exigences (micro portable, cadeaux d'entreprise, dictaphone, appareil photo...).

Recenser les tâches à effectuer

Etablir une liste des tâches et les classer par ordre de priorité, en fonction de l'ordre logique de leur exécution ou de leur échéance.

Rechercher des informations

Se procurer la documentation nécessaire à la réalisation de ces tâches (revues de voyages, horaires des compagnies, tarifs, cartes géographiques...).

Par téléphone ou par Internet, ces informations vont permettre à l'assistant de disposer de ressources nécessaires pour choisir les modalités les plus adaptées pour l'itinéraire, le moyen de transport et l'hébergement. Cette tâche permet également de se renseigner sur les formalités administratives, douanières ou médicales à accomplir avant le départ.

Les informations peuvent être centralisées dans une fiche de collecte de renseignement.

Pour obtenir des renseignements :

Préparer les tâches

Réservation des moyens de transport

  • chercher les meilleurs itinéraires et les moyens de transports les plus adaptés. S'il s'agit d'un circuit en plusieurs étapes, le travail demandera beaucoup plus de perspicacité et de recherches car il faudra vérifier les transferts, les décalages horaires et les jours fériés,
  • prendre une carte géographique, se renseigner sur les compagnies (penser à demander les escales prévues) et envisager différentes hypothèses,
  • dresser un tableau comparatif des différents modes de transport pour chaque étape, (jour, heure de départ, heure d'arrivée, escales, nom de la compagnie, prix...), penser aux moyens de transports locaux (location de voiture, taxi, autocar...),
  • se renseigner sur les formalités nécessaires (passeport, visas, vaccins...).

Réservation de l'hébergement

  • se renseigner sur la situation des hôtels (central, près de l'aéroport...) en fonction des contraintes (avion à reprendre tôt le lendemain matin, par exemple),
  • étudier le rapport qualité/prix,
  • faire un tableau comparatif des spécificités de chacun.

Moyens de paiement

  • carte de crédit la plus commode,
  • traveller's chèques,
  • devises,
  • cours du change.

Effectuer les tâches

  • réserver : avions, train, hôtel, moyens de transports locaux... et confirmer les réservations,
  • établir le coût prévisionnel du déplacement en respectant le budget,
  • préparer un plan de vol et d'hébergement récapitulatif avec : date, heure de départ et heure d'arrivée (heures locales), - trajet, décalage horaire, nom de la compagnie aérienne, numéro de vol, coordonnées de l'hôtel, transfert...
  • faire régler les formalités administratives et de santé (passeport, visa, contrat d'assistance, vaccins...),
  • rassembler la documentation sur le pays concerné (conditions climatiques pour les vêtements à emporter, us et coutumes, etc.),
  • rechercher les informations annexes qui pourraient agrémenter le voyage (expositions, activités culturelles, manifestations...) ou le compléter (contacts commerciaux, prospects, salons...,
  • dresser la liste des adresses et numéros de téléphone utiles (ambassade de France, banques, compagnie d'assistance...) préparer la mallette de voyage (dossiers, notes de synthèse sur chaque affaire, plaquettes, cartes de visite, papier à en-tête, enveloppes...).

Planification des activités du service

Afin de maintenir l'efficacité du service pendant l'absence du manager, il est indispensable de:

  • modifier l'agenda du manager: libérer les plages horaires correspondant au déplacement en annulant ou reportant les rendez-vous,
  • faire le point sur les affaires en cours durant l'absence,
  • demander les consignes en cas d'urgence,
  • transférer, si nécessaire, des dossiers à certains collaborateurs,
  • ne pas prévoir de rendez-vous dans les deux jours qui suivent le déplacement (compte tenu de la fatigue, des affaires urgentes à régler...).

Dernières vérifications

Pour éviter les déconvenues, l'assistant vérifie les éléments essentiels avant le départ du manager:

  • les réservations ont bien été enregistrées (véhicules, hébergements, titres de transport),
  • les papiers sont prêts,
  • les contacts prévus sont avertis,
  • les équipements à emporter sont disponibles.

APRES LE DEPLACEMENT

  • Récupérer et contrôler la fiche de frais de déplacement et les justificatifs, transférer au service comptabilité.
  • Eventuellement, établir un compte-rendu du déplacement qui porte sur deux points :
    • le voyageur doit rendre compte à ses supérieurs hiérarchiques et/ou ses collaborateurs des informations collectées et des activités menées durant le déplacement; le travail de l'assistant consistera à rassembler les informations, à les mettre en forme et à organiser une éventuelle réunion de travail sur ce point;
    • l'assistant s'informe sur le déroulement du déplacement et évalue la qualité des prestations de services.

Schéma de synthèse

Schéma représentant les étapes d'organisation d'un déplacement professionnel
Procédure d'organisation d'un déplacement professionnel
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